Оформление рко в подотчет

Содержание

Расходный кассовый ордер (РКО) в 2021: образец, что это такое, оформление и заполнение

Оформление рко в подотчет

РКО – это документ, являющийся основанием и подтверждением законности выдачи наличности из кассы организации государственной, коммерческой и прочей формы собственности.

Такой документ строгой бухгалтерской отчетности оформляется в типовой форме, являющейся общепринятой для всех физических и юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации.

Типовая форма ордера представлена в виде бланка КО-2 и его оформление, а также необходимость составления основана на таких законодательных и нормативных актах:

Порядок подписания РКО определяется в зависимости от внутреннего порядка ИП или организации, а также того, какая действует на нем система выдачи наличных. Ордер имеют право подписывать руководитель или главбух, но такой вариант применяется при определенных статьях расходов, по которым составляется РКО.

В случае наличия большого количества филиалов или подразделений документ имеют право подписывать руководители отделов, кассиры, бухгалтера, но такие действия должны производиться на основании:

  • должностной инструкции сотрудника;
  • порядка ведения документации по кассе;
  • порядка ведения расчетов на предприятии и правил выдачи денег.

Заполнение ордера может осуществляться как на бумажном носителе с оформлением ручкой на заранее приобретенном или распечатанном бланке, так и в электронной форме при помощи бухгалтерских программ.

Форма расходного кассового ордера

Заполнение РКО осуществляется в таких случаях:

  • при сдаче наличности в банк (проведении инкассации, вызванной требованиями безопасности, а также установленным в организации лимитом кассы – предельно максимальной величины наличности, которая может одновременно присутствовать в подразделении);
  • при выдаче денег под отчет для дальнейшего использования их в рамках осуществления деятельности организации;
  • для предоставления средств работнику предприятия в рамках действующего положения. Это могут быть командировочные средства, выделение материальной помощи и т.д.;
  • для произведения оплаты товаров и услуг, приобретаемых или оказываемых для организации.

Применение формы КО-2 и образцы документации

Оформление формы КО-2 осуществляется во всех случаях, когда имеет место выдача наличных из кассы. При оформлении документа необходимо учитывать такие особенности их составления:

  • при сдаче наличности в банк обязательно указывают такой факт в графе, предназначенной для отражения назначения. Так, напротив строки «Основание» необходимо будет указать «Инкассация»;
  • при выдаче денег под отчет необходимо учитывать определенный порядок предоставления наличности.В первую очередь получатель оформляет заявление, в котором отражается направление использования получаемой суммы, а также ее размера и продолжительности периода, до какого оставшаяся сумма должна быть возвращена в кассу, а за потраченную предоставлена отчетная документация;Оформление формы КО-2
  • когда средства выдаются для личного использования и предназначены для расходов на работника (выделение средств на командировку), в таком случае в графе «Основание» прописывают «Для личных нужд»;
  • при выдаче наличных, необходимых для использования на нужды организации всегда приводят ту цель, на которую они будут использоваться. Формулировка должна полностью совпадать с какой-либо из перечня допустимых (в соответствии с указанием 1843-У);
  • если фирма зарегистрирована в качестве ИП даже при отсутствии наемных работников расходование средств из кассы должно оформляться документально. То есть если физ. лицо сам себе выдает средства для любых целей, то он должен составлять РКО.

Порядок заполнения и требования

Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.

Алгоритм заполнения:

ПолеИнформация
ОрганизацияОтображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег
Номер документаОтражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера.
Дата составленияДата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам.
Код структурного подразделенияТакое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них
Корреспондирующий счет, субсчетОтражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных
Код аналитического учетаУказывают специализированный код учета
КредитУказывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств
СуммаУказывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации
ВыдатьОтражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства
ОснованиеУказывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д.
СуммаОтражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты
ПриложениеВ этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов
ПолучилОтражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках
По…Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности

В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:

  • главный бухгалтер ИП, ООО;
  • сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
  • руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);

Ведение в электронной форме

Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.

Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.

Заполнение РКО в электронном виде обладает массой преимуществ, среди которых можно выделить:

  • отсутствие ошибок в указании номера расходного ордера – система автоматически присваивает текущий порядковый номер, следующий за номером последнего созданного документа по выдаче средств;
  • возможность автоматического проставления всех счетов – программа устанавливает их автоматически по указанному основанию на выдачу средств;
  • возможность корректировки указанных данных (основания, суммы, ФИО получателя средств). При этом документ просто корректируется и распечатывается;
  • при утере бумажного носителя всегда есть возможность восстановления данных;Заполнение в 1С: Предприятие
  • возможность автоматического формирования бухгалтерской отчетности на основании базы данных проведенных документов прихода и расхода по кассе;
  • при пропуске какого-либо из полей, подлежащих обязательному заполнению или при указании данных, которые являются ошибочными (в соответствии с порядком оформления бухгалтерской документации), система автоматически не пропускает документ к проведению.Такой способ ограничения позволяет избежать большого количества ошибок, допускаемых при заполнении формы КО-2 вручную.

После того, как заполняется электронная форма документа, его распечатывают на бумажный носитель и уполномоченные сотрудники ставят подпись. При наличии печати организации проставляют также и ее.

Заполнение РКО в подотчет

При оформлении ордера в подотчет ответственное лицо должно придерживаться правил, отдельно установленных Указанием Центробанка РФ № 3210-У. Основными моментами будут являться:

  • проверка задолженности по подотчетным средствам. То лицо, которое имеет основания на получение денег, проводится по базе на предмет незакрытых авансов (средств, не были возвращеных, или тех сумм, расходование которых еще не было подтверждено предоставлением подтверждающей документации).Если обнаружится любая из форм задолженности, то выдавать новую сумму до тех пор, пока предыдущие затраты не будут должным образом проведены, запрещено;
  • если задолженность по получателю средств отсутствует, в таком случае сотрудник должен предоставить оформленное в свободной форме заявление, написанное на имя руководителя, в котором отражена просьба о выдаче средств.Указывается целевое направление их использования, продолжительность периода, в течение которых работник намерен потратить деньги и, собственно, необходимую сумму;
  • руководитель рассматривает поданное заявление и в случае одобрения визирует его;
  • происходит оформление РКО, причем выдается строго та сумма, которая была указана работником в поданном им заявлении;
  • РКО и подписанное заявление передается кассиру, который удостоверяется в личности получателя денег и выдает ему необходимую сумму.

Образец заполнения подотчетному лицу

После того, как полученные деньги сотрудником были израсходованы, он возвращает те, которые не были использованы (если такие имеются). На всю потраченную сумму предоставляет подтверждающую документацию (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

Нарушение порядка оформления и штрафные санкции

Оформление РКО должно осуществляться по нормам и правилам, которые определяют составление кассовой документации. В частности, нарушениями, которые могут стать причиной привлечения к ответственности являются:

  • отсутствие факта оформления РКО. В таком случае при проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации будет выявлена недостача, которая в соответствии с внутренними положениями должна будет погаситься за счет виновного лица, несущего материальную ответственность;
  • наличие ошибок при оформлении РКО;
  • задвоение нумерации КО, внесение в него неверных данных.

Если одно из нарушений будет иметь место, то такие действия могут подпадать под статью 120 Налогового кодекса Российской Федерации, которая определяет перечень нарушений, относящихся к оформлению кассовой первичной документации.

Согласно такой статье НК нарушение правил учета при условии, что все неточности или ошибки были совершены на протяжении одного налогового периода, за который сдается отчетная документация, величина штрафа, наложенного на виновных лиц, может достигать 10 тысяч рублей.

Такая сумма может быть только при условии, что в действиях ответственных работников не будут усмотрены признаки правонарушения, относящиеся к налоговым.

Более грубым нарушением будет являться отсутствие первичной документации – такой факт может стать основанием для обвинения в сокрытии реальных расходов.

Это нарушение грозит привлечением к ответственности не только лиц, допустивших ошибку, но и лиц, ответственных за ведение бухгалтерской отчетности.

Таким образом, составление РКО должно производиться с учетом всех норм и требований по оформлению первичной кассовой документации. Только четкое следование инструкции по заполнению и осуществление дополнительного контроля со стороны ответственных лиц обеспечит правильность ведения документации и отсутствие проблем с налоговой инспекцией.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/rko.html

Рко на подотчет 2021: образец заполнения расходного кассового ордера при выдаче суммы наличных денег под отчет, основание для оформления

Оформление рко в подотчет

Подотчетные лица – это сотрудники организации, имеющие право на получение денежных средств с целью их дальнейшей траты на нужды предприятия.

Список данных работников определяется руководителем в приказе. При выдаче денег в подотчет составляется расходный кассовый ордер.

Нужно ли оформлять расходный кассовый ордер при выдаче суммы под отчет?

РКО – это первичный бухгалтерский документ, который необходим бухгалтеру для проведения операции по выдаче наличных денег из кассы.

На основании этой бумаги в бухучете отражается проводка по данной операции.

В зависимости от направления выдачи денежных средств выбирается соответствующий счет, в дебет которого будет оприходована наличная сумма из кредита счета 50 «Касса».

Кроме того, на основании РКО вносится запись в кассовую книгу о произведенной операции.

Если подотчетному лицу выдаются под отчет деньги из кассы, данный факт обязательно нужно документировать с помощью расходного кассового ордера.

Только в этом случае операцию можно будет правильно учесть. Без РКО бухгалтер не сможет выполнить проводку, а кассир заполнить кассовую книгу.

Обязанность по оформлению расходного кассового ордера при выплате денежных средств в подотчет работникам закреплена также на законодательном уровне в пп.6.3 п.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014.

Правильное оформление

Для заполнения следует применять унифицированный бланк КО-2 – это форма РКО действует давно, несмотря на отмену обязательности применения унифицированных документов. ОКУД данного бланка 0310002.

При выдаче в подотчет денежной суммы необходимо заполнить следующие поля РКО:

  • ОКПО – код предприятия по территориальному справочнику.
  • Название компании в полном или сокращенном виде.
  • Подразделение при необходимости, из которого происходит расходование наличных денег на подотчет.
  • Номер – проставляется в хронологическом порядке в соответствии с действующей нумерации в организации, отраженной в кассовой книге.
  • Дата – день заполнение ордера соответствует моменту выдачи в подотчет денег подотчетному лицу.
  • Код подразделения нужно заполнять, если таковые введены в организации.
  • Счет бухгалтерского учета, в дебет которого поступает подотчетная сумма (счет 71).
  • Код аналитического учета заполняется при ведении аналитики по данном счету.
  • Кредит – счет 50, предназначенный для учета операций по кассе.
  • Сумма – цифрами заполняется выдаваемая под отчет денежная сумма.
  • Выдать – ФИО работника подотчетного лица, которому выдаются деньги в подотчет, заполняется в дательном падеже.
  • Основание – основание и цель выдачи наличных денег (например, выдача в подотчет на оплату канцтоваров по накладной №11 от 14.11.2018).
  • Сумма – прописью в именительном падеже с большой буквы, копейки цифрами, ниже повторяется та же величина цифрами.
  • Приложение – документальное основание для выплаты денежных средств под отчет работнику, это может быть заявление подотчетного лица или приказ.
  • Подписи ответственных лиц – руководитель и главный бухгалтер.
  • Получил – полученная подотчетным лицом денежная сумма из кассы, дата получения и подпись.
  • По – реквизиты паспорта подотчетного лица.
  • Выдал – подпись и ФИО кассира, выдавшего деньги под отчет из кассы.

Какое основание указать в форме КО-2?

В строке «Приложение» нужно указать документы, которые служат основанием для выдачи кассиром денежных средств подотчетному лицу.

Как правило, составляется заявка или заявление от работника на имя руководителя, где заполняется необходимое количество денег, цель их расходования.

На заявлении руководитель ставит одобряющую визу.

Заявление с визой является достаточным основанием для кассира, чтобы выдать из кассы денежную сумму.

Также выдача возможна на основании приказа руководителя, где прописано распоряжение выплатить определенную денежную сумму конкретному человеку.

В строке «Основание» вносится фраза, начинающаяся со слов «Выдача под отчет…», далее поясняется, на что именно будут потрачены деньги.

Скачать образец заполнения

Скачать пример заполнения расходного кассового ордера на подотчет – word.

О новых правилах выдачи наличных денежных средств подотчет, рассказано в данном видео:

Выводы

При выдаче в подотчет денег бухгалтер обязательно заполняет расходный кассовый ордер. На его основании работнику выдается наличность из кассы кассиром.

В момент получения денег подотчетное лицо обязано поставить свою подпись.

РКО позволяет учесть произведенную расходную операцию по кассе. Ордер регистрируется в кассовой книге, а в бухгалтерском учете с помощью двойной записи отражается данная расходная операция.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rko-podotchet.html

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Оформление рко в подотчет

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

12 марта 2019 Денис Покшан Эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: – сумма наличных денежных средств; – срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): – главный бухгалтер; – бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; – руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

Ситуация

Решение

Заявление на выдачу денег

Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.

По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).

Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства.

Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.

Лимит выдаваемых сумм

Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).

Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.

Внештатный работник

Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику.

С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.

Материальная ответственность

Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.

Использование банковских карт

Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.

Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).

Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:

– предусмотреть такую возможность в локальном акте;

– указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;

– получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.